パソコンやスマホで取り扱う、データ管理について困っているという声を耳にする。
写真などの画像、そして文字で構成された文書など多くのデータが、パソコンやスマホに蓄積されていく。
これらのデータが、ファイルと呼ばれるものになる。
そして、ファイルを管理するためのものが、フォルダと呼ばれるものだ。
ファイルやフォルダを理解すれば、パソコン、スマホやタブレットでのデータ管理ができるようになる。
ファイル名
写真や映像、音楽に文書など多くのデータは、ファイルという形で保存される。
パソコンに保存する際には、そのデータの内容が分かるように名前をつけて保存しておく。
この名前が、ファイル名だ。
桜の写真、という名前がついているファイルなら、名前を見たただけで、そのデータが桜の写真のデータであることが判断できるだろう。
桜の写真、という名前がついているファイルでも、データが料理の写真だったり、ワープロなどで作成された文書だと混乱してしまう。
ファイル名には、そのデータが何なのか分かるような名前をつける必要がある。
ファイルの拡張子
そして、ファイルには種類がある。
写真などの画像ファイルやワープロなどで作成された文書ファイル、その他にも色々な種類のファイルがある。
そのファイルの種類を拡張子と呼ばれる3文字、もしくは4文字の単語で表現している。
画像ファイルと一口で表現しても、JPGやPNG、BMPなど多くの種類がある。
また、文書ファイルにもTXTやDOC、PDFなどの種類がある。
基本的にファイルは、そのファイルが何のデータを表しているのか分かるように、名前と拡張子の1セットで構成されている。
しかし、MacOSでは、拡張子が重要視されているわけではないので、拡張子がなくても問題ない。
ただ、Windowsなど他の環境でファイルをやり取りする機会もあるため、拡張子はできるだけ付けておいた方が良い。
ファイル名でデータの内容、そして拡張子でデータの種類が分かるようになれば、わざわざデータを確認しなくてもよくなるため、効率的に目的のデータを探すことが可能になるだろう。
このように自分で作成したファイルは、自由に名前をつけて分かりやすくできるが、ファイル数が増えてくると目的のファイルを探すのに時間がかかってしまう。
それなら、ファイルをグループに分けてしまえば良い。
フォルダ
昔はディレクトリと呼ばれていたが、現在では多くの環境でフォルダという名称になっている。
このフォルダというのは、ファイルを入れてグループ分けできる入れ物になるので、何のファイルが入っているか分かりやすい名前をつけるようしよう。
画像のフォルダを作成して、そこに画像だけを入れておけば、画像ファイルを探す時には、その画像フォルダを見れば良いので効率的だ。
フォルダでファイルを分類分けして管理する方法は、日常生活で色々なものを分類分けして整理するの変わりない。
自分が使いやすいように分類するため、やり方は千差万別だ。
個人で分かりやすいように、ファイルを分類分けして整理するようにしよう。
しかし職場では、フォルダやファイル名のルールが策定されていることがあるため、あらかじめ確認して、そのルールに従って管理する。
ファイル管理法
そして、このファイルやフォルダを保存しているのが、HDDやUSBメモリ、microSDカードなどのストレージだ。
ファイルが、本
フォルダが、本棚
ストレージが、図書館とイメージすれば分かりやすいだろう。
大きな図書館の中へ無造作に本を置いてしまうと、必要な本を探すのに時間がかかってしまいまうため、本棚で本を分類分けして探しやすくする。
そうすることで、目的の本を素早く探し出せるようになる。
ここで初心者にありがちなのが、細かく分類分けをしてしまうことだ。
あまりにも細かく分類分けをしてしまうと、1つのフォルダ内に1つのファイルしか入っていない状況になってしまったり、どの分類に分けるのか、その時々の気分で変わってしまいがちだ。
最初は、ザックリある程度の分類分けにして、それでも探しにくくなった時に、さらにフォルダで分類分けする方が良いだろう。
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今回の内容は、2021年6月27日にポッドキャストで配信されている。
ぜひともラジオ感覚で、ポッドキャストを楽しんでもらいたい。
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